Bien adapter ce modèle
Situations où il sert
- Vous avez négocié un devis et voulez lancer la commande : vous transmettez votre bon de commande et demandez la version définitive à signer.
- Le fournisseur a modifié son devis après discussion et vous voulez une version finale unique avant la validation interne ou le versement d’un acompte.
- Un accord a été donné à l’oral ou par téléphone : le bon de commande et le devis signé le mettent par écrit.
- Vous êtes fournisseur et attendez de votre client un devis signé ou un bon de commande avant de préparer la commande ou de facturer (adaptez la formulation).
Conseils de rédaction
- Mettez le numéro du devis dans l’objet et dans la première phrase : l’échange se retrouve ensuite dans la boîte de réception comme dans le dossier de la commande.
- Dites qui signe et qui est le contact de validation : la personne qui peut engager l’entreprise n’est pas toujours l’interlocuteur habituel.
- Précisez ce qui est validé (périmètre, quantités, montant, délai, adresses de livraison et de facturation) plutôt que de renvoyer à la seule pièce jointe.
- Joignez le bon de commande en PDF, nommé avec la référence du devis et la date.
- Demandez un accusé de réception et une date de livraison estimée, comme le prévoit le modèle.
Erreurs à éviter
- Écrire « ok pour le devis » sans référence ni version, alors que plusieurs devis peuvent circuler sur le même sujet.
- Laisser deux versions du même devis en circulation.
- Lancer la commande avant d’avoir reçu la version signée.
- Oublier de mettre en copie le service comptable, qui devra rapprocher la facture du bon de commande.
Variantes selon le contexte
Si votre fournisseur utilise une signature électronique, remplacez la demande de « version à signer » par une demande de lien de signature, puis d’un PDF signé. Pour un achat récurrent, indiquez le numéro de contrat-cadre ou de commande ouverte au lieu d’un devis. Pour une prestation informatique, ajoutez le périmètre (postes, licences, durée) dans le corps du message ; pour comparer plusieurs offres avant de choisir, voir la page comparer plusieurs devis IT.
Après l’envoi
Archivez la version signée avec le bon de commande, puis attendez l’accusé de réception de commande. Si le délai annoncé n’est pas tenu, le modèle demande de délai de livraison prend le relais. En amont, la validation interne du devis se fait avant l’envoi du bon de commande.
